Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві органу виконавчої влади, підприємства, оформлених у відповідному порядку, із зазначенням строків зберігання справ.

         Номенклатура справ юридичної служби розробляється керівником юридичної служби та затверджується керівником органу виконавчої влади, підприємства.

           Розміщення справу у номенклатурі юридичної служби повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються.

          Номенклатура справ юридичної служби складається в трьох примірниках: перший примірник – недоторканий, зберігається в юридичній службі; другий примірник – передається в канцелярію органу виконавчої влади, підприємства; третій примірник – використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

         На підприємстві юридичній службі рекомендується вести таку номенклатуру справ:

·        Основні документи, що регулюють діяльність юридичної служби (положення про юридичну службу, посадові інструкції працівників юридичної служби; положення про претензійно-позовну роботу тощо);

·        Матеріали перевірок діяльності юридичної служби;

·        Висновки з питань дотримання трудового законодавства;

·        Листування з правових питань;

·        Листування про складання договорів та угод, форми договорів;

·        Кодифікаційні картотеки і покажчики законодавчих актів та інших нормативних документів (наказів, інструкцій, правил та ін.);

·        Листування про застосування трудового законодавства;

·        Заяви, висновки з питань житлового законодавства та розв’язання конфліктів з житлових питань;

·        Листування про розбір конфліктів з житлових питань;

·        Судово-господарські справи;

·        Листування про господарську практику та ведення господарських справ;

·        Картотеки, книги реєстрації господарських справ;

·        Листування претензійне про постачання, підряди ти послуги;

·        Журнали обліку претензій та позовів;

·        Копії документів (позовні заяви, акти, довідки, доповідні записки, характеристики), що подаються до судових органів з кримінальних та цивільних справ: копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов;

·        Листування про виконання вироків, рішень, ухвал судових органів;

·        Постанови, висновки у справах про адміністративні стягнення;

·        Листування про адміністративні стягнення;

·        Висновки комісій з трудових конфліктів;

·        Листування про трудові конфлікти;

·        Книги записів юридичних консультацій.

        В установі, підприємстві, організації номенклатура справ затверджується керівниками на основі номенклатури вищестоящої організації, якій підпорядковується дана установа чи організація.

       У разі надання пропозиції юридичною службою з приводу складення номенклатури справ, враховуючи особливості діяльності органу виконавчої влади, можна використовувати вищевказану номенклатуру справ для підприємства.

Головний спеціаліст Луцького районного управління юстиції – Інна Кирилюк